TIETOSUOJASELOSTE: Työnhakijarekisteri
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 12, 13 ja 14.
Tällä selosteella annamme tietoa siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi rekrytointijärjestelmässämme (Kuntarekry).
1. Rekisterinpitäjä
Sylvia-koti yhdistys ry
0149830-6
Kyläkatu 140, 15700 Lahti
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Pinja Halttunen, HR-asiantuntija
pinja.halttunen@sylviakotiyhdistys.fi
3. Rekisterin nimi
Työnhakijarekisteri (Kuntarekry-järjestelmä).
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessien hoitamiseksi, hakijoiden soveltuvuuden arvioimiseksi sekä mahdollista työsopimuksen solmimista varten.
Sopimusta edeltävien toimien toteuttaminen: Käsittely on välttämätöntä hakemuksesi käsittelemiseksi ja rekrytointiprosessin läpiviemiseksi.
Lakisääteinen velvoite: Tietojen säilyttäminen rekrytoinnin jälkeen on tarpeen työnantajaa koskevien lakisääteisten velvoitteiden (esim. tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslaki) noudattamiseksi.
Suostumus: Erillinen suostumus pyydetään tilanteissa, joissa tietoja käytetään varsinaisen haun ulkopuolella (esim. avoimet hakemukset tai luvan antaminen hakemuksen käyttöön muissa hauissa).
5. Rekisterin tietosisältö
Keräämme hakijasta ne tiedot, jotka ovat rekrytoinnin kannalta välttämättömiä. Näitä ovat tyypillisesti:
Yhteystiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero).
Pätevyystiedot (koulutus, työkokemus, kielitaito, suoritetut tutkinnot).
Hakijan itse liittämät dokumentit (CV, hakukirje, todistukset).
Rekrytointiprosessin aikana syntyvät tiedot (haastattelumuistiinpanot, soveltuvuusarviot).
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan ensisijaisesti hakijalta itseltään Kuntarekry-järjestelmän kautta. Suosittelijoihin ollaan yhteydessä vain hakijan suostumuksella.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja käsittelijät
Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu.
Talentech (Grade Solutions Oy): Toimii järjestelmän teknisenä ylläpitäjänä ja henkilötietojen käsittelijänä meidän lukuunmme.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei lainsäädäntö siihen velvoita.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli tekninen ylläpito tai tietoliikenne vaatii hetkellistä siirtoa, se toteutetaan noudattaen EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita suojatoimia.
9. Tietojen säilytysaika ja poistaminen
Noudatamme järjestelmässä seuraavia säilytysaikoja:
Määräaikaiset haut: Hakemukset anonymisoidaan automaattisesti viimeistään 3 vuoden kuluttua hakuajan päättymisestä (sisältäen lakisääteisen säilytystarpeen). Jos rekrytointi merkitään päättyneeksi manuaalisesti, anonymisointi tapahtuu yleensä 2 vuoden kuluttua päätöksestä.
Avoimet hakemukset ja muihin hakuihin vapautetut hakemukset: Hakija määrittelee itse säilytysajan (1 vrk – 2 vuotta).
Keskeneräiset hakemukset: Lähettämättömät hakemusluonnokset poistuvat automaattisesti 6 kuukauden kuluttua.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
Tarkistaa itseäsi koskevat tiedot.
Pyytää virheellisten tietojen oikaisua.
Pyytää tietojesi poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi") siltä osin kuin lakisääteiset velvoitteet eivät estä poistoa.
Poistaa tai päivittää profiilisi ja hakemuksesi itse Kuntarekry-järjestelmässä.
Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti.
11. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai sellaista profilointia, jolla olisi hakijaa koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaisi merkittävästi rekrytointiprosessiin.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot on suojattu teknisesti. Käyttöoikeudet on rajattu vain nimetyille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.